使用我們的Exchange disclaimers software Exclaimer Mail Disclaimers, 可以創(chuàng)建一個(gè)由圖像、文本和動(dòng)態(tài)字段生成的免責(zé)聲明模板, 它可以自動(dòng)生成, 并在 exchange 處理時(shí)添加到用戶的電子郵件中.

規(guī)則控制哪些用戶，以及哪些電子郵件享有免責(zé)聲明: 例如, 將其配置到從您的法律團(tuán)隊(duì)發(fā)送的添加免責(zé)聲明的電子郵件中, 并且這些電子郵件只發(fā)送到公司外部聯(lián)系人地址。

可以使用動(dòng)態(tài)字段, 如活動(dòng)目錄中發(fā)件人的電子郵件地址、收件人、郵件中的日期和其他內(nèi)容(如電話號(hào)碼、顯示名字等)。

 

對(duì)于 Microsoft Exchange

因?yàn)樗且訣xchange為基礎(chǔ)的軟件, 所以您可以在任何設(shè)備發(fā)送的電子郵件中添加免責(zé)聲明: 包括智能手機(jī)、平板電腦。遠(yuǎn)程工作的用戶或 Outlook 以外的電子郵件客戶端仍然可以有一個(gè)符合法律要求，動(dòng)態(tài)生成的免責(zé)聲明。

由于它是添加在服務(wù)器上的，還可以保證在將郵件發(fā)出之后，到達(dá)收件人之前，這段時(shí)間用戶無法更改和修改免責(zé)聲明。Mail Disclaimers 使用的是Outlook 系統(tǒng), 所以當(dāng)用戶鍵入信息并像其他發(fā)送的電子郵件一樣進(jìn)行編輯時(shí)，可以看到免責(zé)聲明。

同樣, 可以使用與收件人相關(guān)的規(guī)則和動(dòng)態(tài)字段;該軟件可以訪問 Exchange 提供的大部分郵件的詳細(xì)信息, 因此它能夠使用諸如發(fā)送日期、收件人聯(lián)系信息等等?；?Outlook 的軟件只包含與發(fā)件人相關(guān)的自定義字段。

 

基于規(guī)則

我們的Exchange disclaimer軟件使用一個(gè)策略系統(tǒng)來決定免責(zé)聲明的外觀、它們將包含的內(nèi)容以及哪些電子郵件會(huì)顯示它們。

一項(xiàng)規(guī)則由四部分組成: 可視化模板、決定適用于哪些用戶和電子郵件的條件、決定哪些用戶和電子郵件獲得豁免的特例, 其他選項(xiàng), 如根據(jù)日期更改, 或者是否進(jìn)行答復(fù)或編輯新郵件。

在任何時(shí)候我們都可以激活多個(gè)規(guī)則, 這意味著如果一個(gè)公司必須包含多個(gè)免責(zé)聲明, 那么這些聲明可以由不同的規(guī)則控制, 從而確保每個(gè)人都有準(zhǔn)確的免責(zé)聲明 (或多個(gè)免責(zé)聲明), 但又不超過他們需要的數(shù)量。

                       

   

圖像、文本和動(dòng)態(tài)字段

免責(zé)聲明使用靜態(tài)文本, 之后詳細(xì)信息使用動(dòng)態(tài)字段, 如 ' 收件人電子郵件地址 ' ，' 發(fā)件人電子郵件地址 ' 和一些圖像, 如公司Logo或標(biāo)志的認(rèn)證。

此外, 我們還可以提供備用文本, 這樣, 如果您輸入的字段沒有數(shù)據(jù), 我們可以使用靜態(tài)回退文本來確保沒有錯(cuò)誤的空白格。

動(dòng)態(tài)字段可用于添加可能會(huì)更改的免責(zé)聲明中所需的官方詳細(xì)信息, 如公司注冊(cè)號(hào)或?qū)嶋H地址。在系統(tǒng)中更改一次就會(huì)將該更改應(yīng)用到每個(gè)人的電子郵件中，無需手動(dòng)在每個(gè)免責(zé)聲明中更改這些信息。

控制靜態(tài)文本的字體大小、字樣和顏色, 確保其盡可能小和恰當(dāng)?shù)仫@示。

進(jìn)行集中控制獲得更多方便

立即- Exchange中一保存配置, 每封電子郵件都將有簽名。沒有滯后現(xiàn)象或無需刷新。

遠(yuǎn)程-因?yàn)槲覀冊(cè)?Exchange 上工作, 所以無需訪問每個(gè)用戶的 PC 來更改他們的簽名, 也無需安裝本地客戶端。

智能化-部分部門需要一些不同的簽名: 技術(shù)支持可能需要添加一個(gè)上下班時(shí)間或 Skype 的詳細(xì)信息, 而財(cái)務(wù)可能需要匯款地址。

有吸引力-使用功能強(qiáng)大的編輯器來創(chuàng)建自己的設(shè)計(jì)。結(jié)合靜態(tài)文本, 圖像如企業(yè)logo和動(dòng)態(tài)字段, 來構(gòu)建滿足自身所需的模板。

基于規(guī)則-規(guī)則一個(gè)關(guān)于哪些用戶何時(shí)可以獲得何種的聲明?？梢愿鶕?jù)需要?jiǎng)?chuàng)建盡可能多的規(guī)則, 并且可以將多個(gè)規(guī)則應(yīng)用于單個(gè)電子郵件中。

自動(dòng)化-您只需在簽名中放置一個(gè)類似 "職稱" 或 "電話號(hào)碼" 的字段, 我們就可以自動(dòng)從每個(gè)用戶的AD文件中采集數(shù)據(jù)并放置在簽名中

 

擁有Exchange的強(qiáng)大功能

每個(gè)電子郵件-黑莓, iPhone, Android 手機(jī)和 iPad 郵件，它們都將從 Outlook 或任何其他電子郵件客戶端獲得相同的電子郵件簽名。

根據(jù)規(guī)則進(jìn)行控制-可以排除和包含郵件使用條件和特例, 甚至可以設(shè)置一些規(guī)則來否定其他人的規(guī)則-所以人力資源董事會(huì)負(fù)責(zé)人的簽名可能取代她的人力資源團(tuán)隊(duì)的簽名。

了解電子郵件-使用Exchange查閱的所有數(shù)據(jù)，基于規(guī)則可以查看發(fā)件人, 閱讀人, 正文, 主題等。

智能表格-在發(fā)送電子郵件時(shí), 我們可以檢測(cè)用戶是否把新的信息放置在聯(lián)系人字段中 (如傳真號(hào)碼進(jìn)入 "傳真" 字段), 如果沒有, 則去除該行-確保不包含空白字段。

內(nèi)部郵件和回復(fù)細(xì)化-有時(shí)工作人員不想看到或顯示簽名-我們可以使用規(guī)則來滿足它。用戶可能不希望在每個(gè)信息或發(fā)送給同事的每封郵件里都有自己的簽名，他們就可以通過規(guī)則做出相應(yīng)的設(shè)置。

測(cè)試-無論創(chuàng)建了多少個(gè)規(guī)則, 都需要在分配之前檢查它們是否符合你的要求。我們規(guī)則測(cè)試器有一個(gè)圖形界面,這里對(duì)誰得到了什么樣的簽名，有什么樣的規(guī)則以及設(shè)置此規(guī)則的原因。

 

可以滿足社交、宣傳和法律需求

社交媒體內(nèi)容-使用簽名中的關(guān)注和分享按鈕，就可以麻黃素那個(gè)邀請(qǐng)以為感興趣的觀眾在社交媒體上進(jìn)行互動(dòng)—你的每一個(gè)聯(lián)系人都知道你在社交媒體上。

設(shè)置市場(chǎng)活動(dòng)標(biāo)語顯示時(shí)間-在簽名中除了日期和基于時(shí)間的規(guī)則之外, 我們還有一個(gè)專門的 "市場(chǎng)活動(dòng)管理器" 功能, 可以讓市場(chǎng)營銷人員或其他人在特定的時(shí)間內(nèi)顯示促銷標(biāo)語。

合法性-我們?cè)谕ㄟ^ Exchange 時(shí)添加免責(zé)聲明, 與默認(rèn) Outlook 選項(xiàng)不同, 它們不能刪除它或篡改。因此合法性是完全有保證的。

查看發(fā)送的內(nèi)容-由于簽名是在 Exchange 服務(wù)器上進(jìn)行添加, 發(fā)件人將看不到它。Mail Disclaimers可以是發(fā)件人通過在他們已發(fā)送文件夾的郵件內(nèi)容中可以準(zhǔn)確地了解簽名。

營銷管理-電子郵件簽名是一個(gè)特別好用的營銷工具, 所以你可能會(huì)邀請(qǐng)市場(chǎng)部參與它們的設(shè)計(jì)。但作為管理員, 你有權(quán)不讓他們登錄到您的 Exchange 服務(wù)器。

選擇一個(gè)簽名---簽名管理器是我們Outlook 簽名軟件的一款解決方案, 它支持用戶選擇他們的簽名, 并查看電子郵件在鍵入時(shí)的外觀。

 

只需幾分鐘就可以設(shè)置好

開始是先使用Wizard-我們知道大家都希望可以快速簡單的開始操作-所以我們?yōu)槟峁南螺d到簽名每一個(gè)步驟的操作式。