OmniFocus 案例研究——Robert Pope 如何使用 OmniFocus

在本集中，我們聽取了在線學(xué)習(xí)聯(lián)盟 IT 總監(jiān)（也是 OmniFocus 的狂熱用戶）Robert Pope 的發(fā)言。Robert 分享了他如何使用 OmniFocus 構(gòu)建全面的任務(wù)和項(xiàng)目管理工作流程，通過應(yīng)用 GTD（完成任務(wù)）原則并與 Jira 等工具集成。

了解他通過利用模式和例程的力量以及日常日記和反思來減少認(rèn)知負(fù)荷的策略。無(wú)論您是 OmniFocus 新手還是希望改進(jìn)系統(tǒng)，Robert 的方法都會(huì)激勵(lì)您優(yōu)化自己的生產(chǎn)力。

Robert Pope：如果您想確保一個(gè)項(xiàng)目在多個(gè)方面取得進(jìn)展，那么在 OmniFocus 中擁有與同一件事相關(guān)的多個(gè)項(xiàng)目是可以的。如果您想將它們包裝在一個(gè)文件夾中，您也可以這樣做。但至少這樣可以讓您思考，這個(gè)項(xiàng)目是否在各個(gè)方面都取得了進(jìn)展？這樣您就可以利用 OmniFocus 的下一個(gè)可用任務(wù)類型。

Andrew J. Mason：您正在收聽 The Omni Show，我們?cè)谶@里與圍繞 The Omni Group 屢獲殊榮產(chǎn)品的出色社區(qū)建立聯(lián)系。我叫 Andrew J. Mason，今天，我們了解了 Robert Pope 如何使用 OmniFocus。歡迎大家收看本期 The Omni Show。今天，我們很高興能夠邀請(qǐng)到 Robert Pope。Robert Pope 擔(dān)任在線學(xué)習(xí)聯(lián)盟的 IT 總監(jiān)和技術(shù)運(yùn)營(yíng)總監(jiān)已有 14 年多，并且恰好是 OmniFocus 的狂熱用戶。Robert，我們很高興能夠與您聊天并更多地了解您。

Robert Pope：太好了。我很高興來到這里。

Andrew J. Mason：跟我們多談?wù)勀约?。您在哪里？您如何向人們介紹自己？您有哪些有趣的事實(shí)？我們?nèi)绾尾拍芨玫亓私饽?/p>

Robert Pope：正如您所提到的，我從事這項(xiàng)工作已經(jīng)有一段時(shí)間了。我最初是一名開發(fā)人員，在加入在線學(xué)習(xí)聯(lián)盟之前，我也是一名自由開發(fā)人員。我開始在自由職業(yè)中使用 OmniFocus，我喜歡各種各樣的方法和項(xiàng)目處理方式，我發(fā)現(xiàn)自己一次又一次地回到 OmniFocus。我有點(diǎn)喜歡《指環(huán)王》和 D&D 之類的東西，但總的來說，我發(fā)現(xiàn) OmniFocus 社區(qū)是一個(gè)很棒的社區(qū)。您可能會(huì)說，OmniFocus 與 GTD 的結(jié)合非常緊密。我也是 David Allen 編寫的《GTD，Getting Things Done》的忠實(shí)粉絲。我只是還沒有找到一個(gè)工具能像 OmniFocus 那樣很好地整合它們。

Andrew J. Mason：非?？帷Ｕ?qǐng)和我們多談?wù)勗诰€學(xué)習(xí)聯(lián)盟，14 年的職業(yè)生涯已經(jīng)相當(dāng)長(zhǎng)了。什么是在線學(xué)習(xí)聯(lián)盟？您在那里做什么？

Robert Pope：在線學(xué)習(xí)聯(lián)盟是一個(gè)全球在線教育者社區(qū)，我們?yōu)闀?huì)員提供資源、會(huì)議、專業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)，主要在高等教育和 K-12 領(lǐng)域，這就是我們的工作內(nèi)容。它為我提供了各種各樣的工作，從開發(fā)平臺(tái)到會(huì)議準(zhǔn)備、征集論文等等。所以有很多事情要做，我絕對(duì)是一個(gè)技術(shù)通才。

Andrew J. Mason：所以您幾乎是一把人體瑞士軍刀，參與了很多不同的事情。您是如何第一次了解 Omni Group 或 OmniFocus 的？

Robert Pope：我試著回憶當(dāng)時(shí)我使用的設(shè)備，但我很確定 OmniFocus 是當(dāng)時(shí) App Store 推薦的應(yīng)用程序之一，我是 Apple 粉絲。那是我第一次接觸 GTD 并尋找可以做到這一點(diǎn)的軟件工具，當(dāng)時(shí) OmniFocus 確實(shí)面向這個(gè)方向。所以我會(huì)說 GTD 可能是我進(jìn)入 OmniFocus 的入門藥物。

Andrew J. Mason：我和你的第一次互動(dòng)是在 LinkedIn 上。我看到你發(fā)了一篇關(guān)于構(gòu)建自定義 ta-da 列表的帖子，它被稱為待辦事項(xiàng)列表，你可以建立一個(gè)視角來回顧過去幾周并展示你所完成的事情。我想，伙計(jì)，這太重要了，我們花的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠慶祝和感謝我們所完成的事情，有時(shí)我們總是傾向于展望未來或展望未來。當(dāng)談到人們的第一個(gè)工作流程提示時(shí)，你會(huì)怎么做？作為開始項(xiàng)目管理或 OmniFocus 的第一步，您對(duì)人們有什么建議或智慧？

Robert Pope：OmniFocus，當(dāng)您將其用作一個(gè)中心時(shí)，您可以傾倒所有內(nèi)容，因?yàn)槲以诠ぷ骱蛡€(gè)人生活中都會(huì)使用它，我總是有噴泉的想法，我將其應(yīng)用于 OmniFocus，但我也將其應(yīng)用于 Jira，我們確實(shí)使用 Jira 進(jìn)行項(xiàng)目管理，涉及協(xié)作。但是，如果里面有很多任務(wù)，那么放一個(gè)泵的想法，很多任務(wù)都會(huì)開始停滯不前，就像池塘?xí)兊皿a臟之類的，如果您在定期審查和查看項(xiàng)目的地方放一個(gè)泵，那真的很有幫助。這就是我喜歡 GTD 的原因之一，通過每周進(jìn)行回顧，你至少可以讓一些事情浮現(xiàn)出來，但是要進(jìn)行某種練習(xí)，讓你的舊事情浮現(xiàn)出來，然后明確表示，是的，我要將其推遲到下個(gè)月、下周，無(wú)論何時(shí)，或者干脆不這樣做，與利益相關(guān)者溝通，告訴他們你現(xiàn)在無(wú)法做到這一點(diǎn)。

Andrew J. Mason：是的。每個(gè)人都喜歡第一次使用時(shí)的感覺，那時(shí)你并沒有自然而然地想到這件事、任務(wù)、項(xiàng)目，但它會(huì)提醒你，你會(huì)覺得，天哪，這讓我看起來比實(shí)際更好，我知道這對(duì)我有什么好處，這很酷。對(duì)于那些注意到我生活中要做的事情太多而我不知道如何處理或該做什么的人，你有什么建議或竅門嗎？在項(xiàng)目管理或任務(wù)管理方面，你有什么建議嗎？

Robert Pope：熟悉使用 Word 和 Excel 管理項(xiàng)目，從最基本的開始，并熟練掌握。如果你沒有掌握基礎(chǔ)知識(shí)，那么這些工具可能會(huì)讓你不知所措。然后，一旦你選擇了一個(gè)工具，一旦你開始使用 OmniFocus，或者如果你選擇了 GTD 之類的方法，你就必須堅(jiān)持使用足夠長(zhǎng)的時(shí)間，這樣你才能開始看到模式。然后，你需要確保在你的流程中建立某種反饋循環(huán)，以便不斷改進(jìn)它。所以我做的一件事就是建議人們從 LinkedIn Learning 上的 GTD 課程開始。他們可能沒有 OmniFocus，他們可能從使用 Google Tasks 或類似的東西開始，每周整理一次，或者只是使用某種簡(jiǎn)單的工具，但后來，我認(rèn)為，當(dāng)他們掌握了方法論并開始建立模式時(shí)，OmniFocus 等工具才真正開始發(fā)揮作用。

Andrew J. Mason：我想提出并深入探討一下你剛才使用的短語(yǔ)“尋找模式”。你說的尋找模式是什么意思？你建議人們?cè)趯ふ疑钪信既怀霈F(xiàn)的模式時(shí)做什么？

Robert Pope：我每天的習(xí)慣之一就是寫日記，周末我會(huì)重讀上一周的日記，月底我會(huì)閱讀每周總結(jié)來幫助自己。但一個(gè)非常簡(jiǎn)單的微觀例子是，如果你有一個(gè)標(biāo)記為重復(fù)的任務(wù)，它每天、每周或每月都會(huì)出現(xiàn)，那么花一點(diǎn)額外的時(shí)間讓這項(xiàng)任務(wù)盡可能順利地完成。舉一個(gè)非常基本的例子，你可能有一個(gè)任務(wù)，上面寫著“檢查系統(tǒng) X 中的系統(tǒng)日志”之類的事情。好的，太好了。使用 OmniFocus 中的注釋直接鏈接到該任務(wù)，這樣，你不必每次執(zhí)行時(shí)都去尋找它。如果你花時(shí)間讓這些重復(fù)的任務(wù)真正精簡(jiǎn)，并且你的筆記在那里，這樣你就可以直接轉(zhuǎn)到它，它會(huì)讓你保持流暢，這樣你就不會(huì)中斷。如果你在做某件事時(shí)，心里想著，哦，天哪，這太煩人了，我會(huì)告訴人們，你必須戴上你的天后帽，如果你在做某件事，而過程中有任何事情會(huì)觸發(fā)你成為天后，那就像，不，我們現(xiàn)在就要解決這個(gè)問題。因?yàn)槲蚁胂螅冒?，如果我在接下來的三年里都陷入這種境地怎么辦？嗯，只有 30 秒。是的，在接下來的三年里，我每天都會(huì)煩惱 30 秒。不，謝謝。

安德魯·J·梅森：這真的很好。我不知道統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是什么，但我記得在 LinkedIn 上看到過一些東西，可以讓你累計(jì)，這就是我們一生中花在尋找鑰匙或?qū)ふ义X包中丟失的東西之類的事情上的時(shí)間，如果我們同時(shí)經(jīng)歷所有這些事情，那將是多么令人抓狂，那么為什么不優(yōu)化以避免這種情況再次發(fā)生在我們自己身上呢？這絕對(duì)有道理。你提到使用 OmniFocus 進(jìn)行工作和一些個(gè)人生活事務(wù)，告訴我它在所有軟件中的位置。它輸入了什么，它導(dǎo)出了什么？當(dāng)你的日常信息開始通過 OmniFocus 流動(dòng)時(shí)，它是什么樣子的？

Robert Pope：OmniFocus 有點(diǎn)像我的個(gè)人任務(wù)中心，所以我傾向于將更多的事情流入其中而不是流出。我希望看到的一件事，也是我注意到 Omni Group 開始關(guān)注這方面的討論，這讓我很興奮，那就是利用 OmniFocus 內(nèi)部的人工智能。因此，它不是自動(dòng)完成或澄清我的任務(wù)，而是識(shí)別任務(wù)中的總體模式，識(shí)別，哦，你知道嗎，如果你將這些任務(wù)分組在一起，可能會(huì)更好，因?yàn)槟愕念^腦空間相同，并提供這些建議。但它是中心。當(dāng)我進(jìn)入時(shí)，我做的第一件事就是查看 OmniFocus 中的預(yù)測(cè)。有本書，我試著記起是誰(shuí)寫的，但除了 GTD，我還是 Tiago Forte 的《打造第二大腦》和《鸚鵡方法》的忠實(shí)粉絲，我也在 OmniFocus 中利用了他的一些框架，包括項(xiàng)目和領(lǐng)域以及我如何在那里組織我的思維。我知道 David Allen 建議確保每個(gè)項(xiàng)目都有一個(gè)可執(zhí)行的任務(wù)。如果您想確保一個(gè)項(xiàng)目在多個(gè)方面向前推進(jìn)，OmniFocus 中可以有多個(gè)與同一件事相關(guān)的項(xiàng)目，如果您想將它們包裝在一個(gè)文件夾中，您可以這樣做。但至少這樣，您會(huì)思考，好吧，這個(gè)項(xiàng)目是否在所有方面都在向前推進(jìn)？這讓您可以利用 OmniFocus 的下一個(gè)可用任務(wù)類型，并更快地推進(jìn)優(yōu)先項(xiàng)目，因?yàn)樗鼈冊(cè)谀年?duì)列中具有更大的帶寬。而且，我認(rèn)為這是超越思維的思考，實(shí)際上是利用您的環(huán)境為您進(jìn)行一些認(rèn)知思考，這樣您就不必自己動(dòng)手了。因此，我在觀點(diǎn)列表中所做的一件事就是，我有自己的觀點(diǎn)，我現(xiàn)在正在查看它們，但它們是經(jīng)過精心組織的，以提醒我這是我首先要做的事情，這是我第二要做的事情，這是我第三要做的事情。我對(duì) Chrome 中的書簽也做了同樣的事情。如果我傾向于先查看電子郵件，那就是我的第一個(gè)書簽，日歷是我的第二個(gè)書簽，只是為了帶走……因?yàn)槊恐芏际悄阌?jì)劃的時(shí)候，其余時(shí)間，我不想思考要做什么，我想做這件事。所以，我會(huì)盡力做任何能讓我把這種想法帶入我的環(huán)境并擺脫我的腦海的事情。

Andrew J. Mason：這是多么明智的話語(yǔ)啊。即使針對(duì)被認(rèn)為是小事的事情進(jìn)行優(yōu)化，這些小事也會(huì)累積起來，并且只需決定在 OmniFocus 中查找對(duì)我而言重要的信息，就可以說：“我已經(jīng)構(gòu)建了這些視角，我可以按順序查看它們，只要我將它們向下移動(dòng)，我就知道我已經(jīng)查看了所有我真正需要查看的內(nèi)容”，這是非常好的建議。還有關(guān)于關(guān)鍵路徑的部分，您正在查看需要在單個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)移動(dòng)的多個(gè)事物，有時(shí)不僅僅是一件事，我們會(huì)忘記這一點(diǎn)，所以我們只是在等待某些事情發(fā)生，而我們本可以移動(dòng)項(xiàng)目的其他部分。這真的非常明智。您在系統(tǒng)中犯過什么錯(cuò)誤嗎？回頭看，你認(rèn)為這是一個(gè)好主意，但現(xiàn)在卻發(fā)現(xiàn)，啊，它對(duì)我來說不起作用。它可能對(duì)你有用，但對(duì)我來說卻不行。如果人們正在考慮以這種方式做這件事，也許他們可以把它當(dāng)作一種指導(dǎo)。

Robert Pope：你知道嗎，因?yàn)槟阃度肓颂?，所以你?huì)感到任務(wù)極度不堪重負(fù)？我認(rèn)為很多時(shí)候，一個(gè)錯(cuò)誤就是你沒有堅(jiān)持下去……你熟悉芭芭拉·奧克利的作品嗎？

Andrew J. Mason：芭芭拉？不，我不熟悉她。

Robert Pope：她編寫了最受歡迎的在線課程之一，我想是在 Coursera 上，關(guān)于學(xué)習(xí)如何學(xué)習(xí)?，F(xiàn)在回想起來，我覺得這有點(diǎn)好笑，因?yàn)橛行┦虑槲艺J(rèn)為，哦，那是一個(gè)錯(cuò)誤，現(xiàn)在我意識(shí)到，哦，那是過程的一部分。早些時(shí)候，我會(huì)想，將太多東西加載到 OmniFocus 中可能是一個(gè)錯(cuò)誤，因?yàn)槟銜?huì)不知所措，我知道 David Allen 很快就會(huì)說，“把事情從你的腦海中趕走，把它們放到收件箱里，這樣你就不用擔(dān)心它們了。” Tiago 指出的一件事是，當(dāng)你像這樣給自己寫筆記時(shí)，你是在寫給未來的自己，所以這個(gè)筆記必須經(jīng)得起未來的考驗(yàn)。因此，如果你正在制定待辦事項(xiàng)清單，并使用這樣的工具為自己做筆記，你需要確保它能夠在整個(gè)旅程中發(fā)揮作用，在筆記中放入足夠的背景信息，以確保它能夠在整個(gè)旅程中發(fā)揮作用，所以一周后，你不會(huì)想，我到底在說什么？會(huì)是其中之一。但是當(dāng)你開始做這件事，把東西都扔進(jìn)去時(shí)，你會(huì)想，哦，天哪，有很多東西，這又回到了芭芭拉·奧克利 (Barbara Oakley) 的說法，你有如此多的心理空間，你可以抓住一些東西，一開始，你可能有成百上千的任務(wù)，你會(huì)想，哦，有這么多。但是，如果你堅(jiān)持下去，開始認(rèn)識(shí)到這種模式，建立起反饋循環(huán)，你的大腦就會(huì)開始對(duì)它們進(jìn)行分塊。例如，你可能一開始有 15 項(xiàng)單獨(dú)的任務(wù)，這些任務(wù)都屬于一個(gè)叫做晨間例行公事的項(xiàng)目，或者類似的東西，但隨著你開始養(yǎng)成習(xí)慣，隨著確保你按照自己想要的方式完成晨間例行公事的認(rèn)知負(fù)荷開始分塊，你會(huì)意識(shí)到，哦，我可以只做晨間例行公事，我可以在我的筆記中記錄它，你不必記錄所有的細(xì)節(jié)和單獨(dú)的任務(wù)，你會(huì)開始注意到你的任務(wù)在認(rèn)知上更加復(fù)雜，因?yàn)槟汩_始將它們分塊了一點(diǎn)。如果任務(wù)太多也沒關(guān)系，當(dāng)你在檢查和勾選二十幾項(xiàng)任務(wù)時(shí)，這可能看起來有點(diǎn)傻，但下次你做每周回顧時(shí)，如果感覺太多了，就開始分塊吧。你可能一開始會(huì)把它們分成三四組，然后最終它們可能會(huì)被筆記占據(jù)，然后有三件事和幾條筆記，最后就只有一件事了。

Andrew J. Mason：我認(rèn)為這是自動(dòng)化的終極形式，一開始你需要謹(jǐn)慎，思考什么時(shí)候才能發(fā)揮最佳作用，這里列出了所有需要朝著正確方向發(fā)展的單個(gè)部分和部件。我總是以我給孩子刷牙為例，因?yàn)槲矣腥齻€(gè)孩子，睡眠時(shí)間非常寶貴，我認(rèn)為這并沒有什么可羞恥的。對(duì)于一些確實(shí)需要謹(jǐn)慎處理這些事情的人來說，他們可以減輕大腦記住這件事的壓力，并且知道他們可以依靠 OmniFocus 這樣的系統(tǒng)來為他們做這件事，這是有道理的。然后，隨著時(shí)間的推移，你會(huì)把它分成一個(gè)更大的任務(wù)組，這些任務(wù)會(huì)變成一個(gè)單元，這樣你就不必坐在那里思考每個(gè)小元素，因?yàn)檫@是默認(rèn)發(fā)生的。但有時(shí)這是至關(guān)重要的，我希望腦外科醫(yī)生能看看清單，以防萬(wàn)一，即使他已經(jīng)做過 100 次了。我覺得這很有道理。

Robert Pope：你需要把它從腦海中趕出去，這樣你才能開始工作。你不能在腦海中工作，你必須把工作從腦海中趕出去，然后你才能開始工作。

Andrew J. Mason：我想再次向所有聽眾強(qiáng)調(diào)一下羅伯特所說的，這就是一份出色的清單的構(gòu)建方式。大衛(wèi)·艾倫總是說清單是建立在負(fù)面反饋的基礎(chǔ)上的，如果你利用這些迭代在已經(jīng)存在的清單中構(gòu)建細(xì)微差別，你就會(huì)變得更好。很有道理。為什么不這樣做呢？

Robert Pope：說到改變游戲規(guī)則的因素，您曾問過我旅程中的集成部分，當(dāng)我剛開始使用 OmniFocus 時(shí)，它還沒有現(xiàn)在的很多功能，而且說實(shí)話，執(zhí)行某些自動(dòng)化操作有點(diǎn)復(fù)雜。AppleScript 可以做很多事情，所以很感激它的存在。其中一件事，我很感激他們有平板電腦應(yīng)用程序、手機(jī)應(yīng)用程序和桌面應(yīng)用程序，它們都可以很好地協(xié)同工作，我們投入了大量工作來確保它們可以很好地協(xié)同工作，我真的很喜歡這個(gè)界面，當(dāng)他們有在線網(wǎng)頁(yè)版時(shí)，在某種程度上，這對(duì)我來說是一個(gè)改變游戲規(guī)則的因素，因?yàn)槟汩_始擁有自動(dòng)化工具，例如，像 Zapier 這樣的工具可以與之結(jié)合，所以這是一個(gè)例子。我之前提到過 Jira。每當(dāng)我收到服務(wù)臺(tái)工單時(shí)，它都會(huì)自動(dòng)彈出到我的 Jira 收件箱中，這樣我就可以通過這種方式處理它，一切都已鏈接起來，一切準(zhǔn)備就緒。這是我以前做不到的事情，我確實(shí)嘗試了其他工具一段時(shí)間，比如 Todoist，想著如何找到一個(gè)可以完成我需要做的事情的工具？但我總是會(huì)回來。在某種程度上，對(duì)我來說，OmniFocus 現(xiàn)在就像家一樣。

Andrew J. Mason：太棒了。Robert，如果人們有興趣和你一起玩，或者進(jìn)入你的圈子，看看你最近在做什么，他們?cè)撛趺醋?，如何與你聯(lián)系？

Robert Pope：在 LinkedIn 上聯(lián)系我可能是最好的方法。你能在節(jié)目筆記中提供這些內(nèi)容嗎？

Andrew J. Mason：是的，我們絕對(duì)可以把它們寫在節(jié)目筆記中。Robert，再次感謝你。我很感謝你愿意這樣做。為了讓大家知道，Robert 提到這是他第一次參加播客。我覺得你在這方面做得非常出色，所以你也需要繼續(xù)這樣做。有些人不是坐在象牙塔里，只是高談闊論，以下是我認(rèn)為可以改善您生活的確切技巧。這只是一個(gè)普通人說的話：“嘿，我很有效率，而 OmniFocus 恰好是我用來完成工作的軟件，這就是我的方法。”它使它更容易獲得。所以感謝您加入我們，我真的很感激。

Robert Pope：謝謝你，安德魯。