通過(guò)將流程遷移到 Revu 中的 Studio，可以改進(jìn)在很大程度上依賴于面對(duì)面會(huì)議的紙張密集型工作流程

與我們最近介紹的其他工作流程一樣，應(yīng)對(duì)和合同審查是任何建設(shè)項(xiàng)目的核心階段?？偝邪淘诮?jīng)過(guò)嚴(yán)格的招標(biāo)程序后，選擇并敲定大型的多頁(yè)合同，每個(gè)分包商都準(zhǔn)備在該項(xiàng)目上工作。

此工作流程可能因總承包商而異。對(duì)于 Bluebeam 高級(jí)技術(shù)客戶經(jīng)理和 The Whiting-Turner Contracting Co. 的前項(xiàng)目經(jīng)理 Amanda Wieting 而言，該過(guò)程通常需要與每個(gè)分包合同的三個(gè)最低出價(jià)進(jìn)行面對(duì)面會(huì)議，以審查所提出范圍的每一個(gè)細(xì)節(jié)工作的。

“在那次會(huì)議上，我們會(huì)審查范圍和合同，我們會(huì)審查所有內(nèi)容，并讓他們?cè)诿恳豁?yè)上簽名，”維廷說(shuō)。 “當(dāng)我們準(zhǔn)備好授予合同時(shí)，我們會(huì)讓他們簽字，然后執(zhí)行的合同就準(zhǔn)備好了。”

有多種方法可以使用 Revu 中的 Studio 來(lái)簡(jiǎn)化工作流程，這是 Bluebeam 用于文檔管理和協(xié)作的基于云的門戶。

首先，與許多施工工作流程一樣，這個(gè)過(guò)程傳統(tǒng)上需要大量紙張。

每個(gè)分包商的范圍和合同都是大量的紙質(zhì)文件。正如 Wieting 所描述的，每次面對(duì)面的范圍和合同審查會(huì)議都包括對(duì)文書工作進(jìn)行一系列商定的修訂和更改，通常是用筆手動(dòng)標(biāo)記頁(yè)面。

然后，在納入修訂并最終確定合同后，在各方簽署之前，將合同復(fù)印了多份紙質(zhì)副本。

以下是 Revu 中的 Studio 可用于提高范圍和合同審查效率的三種方式。   

使用 Studio Projects 與分包商進(jìn)行文檔管理

對(duì)于接受建筑項(xiàng)目投標(biāo)的總承包商來(lái)說(shuō)，在與每個(gè)分包商進(jìn)行正式審查之前，可能需要與不同的分包商一起審查和組織許多不同的合同和范圍文書工作。

這些文件可能包括大量樣板展示以及承包商特定的范圍，可以在 Studio 項(xiàng)目中存儲(chǔ)和組織。這允許項(xiàng)目的所有不同利益相關(guān)者，包括總承包商和各個(gè)分包商，在 Revu 生態(tài)系統(tǒng)中處于一個(gè)集中的位置，這也將允許他們參與文件協(xié)作的會(huì)話或在準(zhǔn)備他們?yōu)樽罱K范圍和合同審查。

“能夠在 Studio 項(xiàng)目中發(fā)布這些信息真的很棒，”Wieting 說(shuō)。

此外，除了使用 Studio 在內(nèi)部團(tuán)隊(duì)內(nèi)組織標(biāo)準(zhǔn)模板和展覽之外，Studio Sessions 尤其可以在團(tuán)隊(duì)成員之間使用，在與分包商共享和協(xié)調(diào)之前進(jìn)行內(nèi)部范圍審查。

畢竟，在將分包商引入正式審查之前，不同的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員需要就不同的工作范圍達(dá)成一致。使用 Studio Projects 和 Sessions 是一個(gè)很好的方法。

使用 Studio Sessions 修改和敲定合同 

面對(duì)面會(huì)議可能并不總是最適合范圍和合同審查。與多個(gè)分包商協(xié)調(diào)不同的會(huì)議可能很困難，那么為什么不使用 Studio Sessions 的文檔協(xié)作和標(biāo)記功能在線進(jìn)行審查和修訂過(guò)程呢？

盡管 Wieting 說(shuō)她在這個(gè)階段的范圍和合同審查中的經(jīng)歷主要是通過(guò)面對(duì)面的會(huì)議進(jìn)行的，但她說(shuō)將審查和修訂遷移到 Studio Session 是一個(gè)可行的選擇，可以節(jié)省時(shí)間，同時(shí)管理多個(gè)不同的分包商審查。

由于文檔已經(jīng)在 Studio 項(xiàng)目中進(jìn)行管理和存儲(chǔ)，因此很容易將它們上傳到會(huì)話中，此時(shí)分包商會(huì)被邀請(qǐng)以數(shù)字方式聊天、標(biāo)記和回復(fù)問(wèn)題或評(píng)論。更重要的是，所有標(biāo)記都在每個(gè)會(huì)話中進(jìn)行數(shù)字跟蹤，因此如果有人對(duì)特定標(biāo)記有疑問(wèn)，很容易看到插入它的時(shí)間和人員進(jìn)行跟進(jìn)。

“能夠在 Session 中闡明跟蹤的范圍，以便顯示每個(gè)標(biāo)記背后的記錄和歷史——這將非常有用，”Wieting 說(shuō)。  

與 Studio Projects 簽訂數(shù)字合同 

除了能夠通過(guò)會(huì)話在 Studio in Revu 中審查和修改不同的分包商范圍和合同之外，還可以使用 Studio 項(xiàng)目中提供的數(shù)字簽名功能來(lái)敲定并最終簽署合同。

然而，Wieting 說(shuō)，任何官方文檔的數(shù)字簽名都應(yīng)該在 Studio 項(xiàng)目中完成，而不是在 Session 中完成，因?yàn)橹挥性陧?xiàng)目中，用戶才能進(jìn)行文檔級(jí)別的更改。

“他們可以用實(shí)際的數(shù)字簽名進(jìn)行數(shù)字簽名，”維廷說(shuō)，指的是不同的項(xiàng)目分包商。 “這對(duì)合同來(lái)說(shuō)很好，因?yàn)檫@樣你就會(huì)知道它可以防止人們改變它。”  

做出改變 

總體而言，Revu 中的 Studio 使建筑行業(yè)專業(yè)人士能夠數(shù)字化和簡(jiǎn)化各種項(xiàng)目工作流程，減少物理紙張的混亂，并為所有利益相關(guān)者提供一種干凈、清晰的方式來(lái)處理和批準(zhǔn)重要信息。

通過(guò)范圍和合同審查，Studio 為總承包商提供了為多個(gè)項(xiàng)目分包商消除紙張和加強(qiáng)文檔管理的能力，同時(shí)還為分包商提供了方便的合同審查和最終確定體驗(yàn)，從而節(jié)省了他們的時(shí)間并讓他們安心。