Walsh Group 的 Pablo Giraldo 建立了一個經(jīng)過驗證的數(shù)字文檔管理工作流程，該工作流程將以前的紙質(zhì)流程組織并簡化到現(xiàn)代

大多數(shù)建設(shè)項目都是大工程。在最終進入施工現(xiàn)場之前，建筑師和工程師團隊不知疲倦地準(zhǔn)備大量設(shè)計文件，工人們在那里努力工作，將這些計劃細化到最微小的細節(jié)。

建筑行業(yè)技術(shù)的發(fā)展使得管理此類大型項目文檔加載流程的艱巨任務(wù)變得更加容易。一旦制定了初步計劃，就必須在不同的項目利益相關(guān)者之間進行多輪修訂，然后才能最終將其推向現(xiàn)場，隨著新挑戰(zhàn)的出現(xiàn)，可能會進行更多修訂。

Pablo Giraldo 是佐治亞州亞特蘭大 Walsh Group 的助理建筑技術(shù)經(jīng)理，他是眾多熱情且精通技術(shù)的建筑專業(yè)人士中的一員，他們已經(jīng)接受了該行業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。 Giraldo 花了很多時間，包括通過他自己不斷發(fā)展的 YouTube 頻道，研究如何在他的項目中實現(xiàn)文檔管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。 

Here is a breakdown of how Giraldo leads document management using the varying tools within Bluebeam Revu, based on his recent presentation as part of Bluebeam’s ongoing virtual events series. 

創(chuàng)建集 

Giraldo 啟動其文檔管理工作流程的第一件事是在 Revu 中創(chuàng)建文檔集。

Sets 允許 Revu 用戶打開一組計劃文檔，就好像它們是單個文件一樣。 Set 中的頁面按特定的排序順序組織，包括任何修訂。 Sets 最終允許用戶在 Revu 中瀏覽多個文件，就好像它們是一個文檔一樣。

發(fā)布最新的 Set 最終可以讓現(xiàn)場工作人員更快地加載文件； 它還允許一個檢出/檢入系統(tǒng)，允許用戶一次一個人檢入/檢出文檔。  

批量鏈接  

接下來，Giraldo Batch 鏈接他的 Set。 Revu 中的批處理鏈接會根據(jù)用戶定義的標(biāo)準(zhǔn)在特定文檔組中自動創(chuàng)建導(dǎo)航超鏈接。 Batch Link 僅在 Revu 的 eXtreme 版本中可用，可以針對多個 PDF 或單個多頁 PDF 運行。

Giraldo 說：“這很有用，因為您在瀏覽圖紙時可以輕松地來回翻閱不同的文件。”

Giraldo 說，這對現(xiàn)場的工人特別有幫助，因為他們可以在 iPad 上的不同文檔之間轉(zhuǎn)換，查看圖紙的不同部分，因為他們在工地工作時發(fā)現(xiàn)了重要的細節(jié)。   

超鏈接圖紙

除了批量鏈接文檔集之外，Giraldo 還經(jīng)常以其他方式在不同文檔中使用超鏈接，以幫助現(xiàn)場工作人員和其他合作者在工作時輕松查找和引用關(guān)鍵項目信息。

鏈接可以放在 PDF 中的任何內(nèi)容上，包括標(biāo)記，可以包括任何內(nèi)容，從鏈接到其他項目文檔到引用網(wǎng)站到任何其他重要的、可通過網(wǎng)絡(luò)訪問的信息。   

發(fā)布  

一旦Giraldo建立了他所有的文件集，Batched Linked，并在整個文件中設(shè)置了與其他文件或資源的超鏈接，現(xiàn)在是時候發(fā)布這些文件集并將它們發(fā)送給現(xiàn)場的工人了。在那里，工人們將使用iPad上的Bluebeam應(yīng)用程序來同步最新的文件集，以便在現(xiàn)場參考和工作。  

只要現(xiàn)場的工人能夠通過WiFi或手機連接到互聯(lián)網(wǎng)，他們就可以在Bluebeam應(yīng)用程序中點擊 "同步"。然后所有的文件將自動下載最新的圖紙集，Giraldo說。  

創(chuàng)建儀表板  

在Revu中創(chuàng)建一個數(shù)字項目儀表板，是幫助每個人協(xié)作處理文件的有力方法之一--無論他們是辦公室的工程師在審批計劃，還是現(xiàn)場工人在實施計劃。 數(shù)字儀表板是超鏈接的、支持按鈕的PDF，可以被配置和設(shè)計，使用戶有一個簡單的地方來參考所有的項目文件和資源，減輕了任何人必須瀏覽復(fù)雜的文件夾結(jié)構(gòu)來尋找文件的需要。 

Giraldo說，一旦他完成了上述步驟，他最終會創(chuàng)建兩個項目儀表板：一個用于在辦公室與文件互動的工人，另一個用于在現(xiàn)場的工人。為辦公室工人設(shè)計的儀表板略微強大，有多個按鈕引導(dǎo)工人到關(guān)鍵文件和資源。為現(xiàn)場工人設(shè)計的儀表板則不那么詳細，讓他們在繁忙的工作現(xiàn)場工作時，有一個簡單易懂的界面來查閱文件。 

創(chuàng)建工作室組 

Studio為用戶提供了文件管理和實時協(xié)作能力，是Giraldo在項目中使用的另一個工具。在Studio中創(chuàng)建群組，使管理員--這里是指Giraldo--能夠為不同的用戶提供對Studio項目中不同文件的訪問權(quán)，以及在Studio會話中協(xié)作審查文件的能力。  

用戶在Studio內(nèi)可以有三個級別的權(quán)限：讀、讀/寫和讀/寫/刪除。"這可以作為你的服務(wù)器，"Giraldo在談到Studio項目時說，盡管大多數(shù)大公司最終將他們的文件存儲在其他地方。"我已經(jīng)看到小公司完全依靠Studio Projects進行文件管理"。  

Bluebeam for iPad 

Giraldo在他的項目中實施文件管理的一個主要資產(chǎn)是在現(xiàn)場使用iPad。Revu for iPad應(yīng)用程序，除了讓現(xiàn)場工人能夠像辦公室工人在臺式電腦上一樣查看項目文件外，在項目跟蹤方面也特別出色，Giraldo說。  

此外，Giraldo還在現(xiàn)場使用平板電腦拍攝已完成工作的照片，并存儲在文件中，這樣，隨著施工的進展，工人可以在圖紙中查看項目元素的安裝。Giraldo還利用iPad應(yīng)用中的錄音功能，在現(xiàn)場對圖紙中的某些標(biāo)記進行口述記錄。  

使用狀態(tài)跟蹤工作 

最后，Revu 中的 Markups List 包括一個狀態(tài)列，允許 Giraldo 和其他用戶跟蹤不同項目元素的進度。 更重要的是，狀態(tài)欄后面是一個顏色欄，允許用戶對不同的狀態(tài)進行顏色編碼。

例如，Giraldo 在最近的一個項目中具有三種不同的狀態(tài)，顯示一系列預(yù)制板所處的階段：訂購、交付、安裝。 要設(shè)置狀態(tài)，用戶可以右鍵單擊標(biāo)記，單擊“設(shè)置狀態(tài)”，然后選擇項目元素。 這既可以在現(xiàn)場使用平板電腦完成，也可以在辦公室使用臺式電腦完成。 

精簡效率 

總體而言，這種數(shù)字文檔管理工作流程幫助 Giraldo 和他的項目團隊的其他成員減少了紙質(zhì)文檔的打印和使用，這通常會導(dǎo)致工作現(xiàn)場的混亂和混亂。 Giraldo 說，它還幫助現(xiàn)場工作人員提高效率，因為他們不再需要考慮和參考成卷的紙質(zhì)文件。

感謝 Revu 提供的這些工具，以及像 Giraldo 這樣愿意找出建立全功能數(shù)字文檔工作流程的連接元素的建筑專業(yè)人士，建筑工人有了如何存儲、組織、跟蹤和查找重要項目的示例 文檔和資源數(shù)字化，使辦公室到現(xiàn)場的文檔流更易于管理。