金山WPS+云文檔亮點(diǎn)功能及應(yīng)用場(chǎng)景

 

 

1. 非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)歸檔 

利用WPS云文檔平臺(tái)可將個(gè)人文檔和部門文檔、團(tuán)隊(duì)之間共享的文檔有序的管理起來。平臺(tái)提供大容量云端存儲(chǔ)空間，職員可以把文檔上傳到個(gè)人WPS云文檔中，通過創(chuàng)建文件夾對(duì)文檔進(jìn)行管理；可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)、任何設(shè)備進(jìn)行訪問和編輯文件；云端化文檔處理全過程，實(shí)現(xiàn)文檔不落地。同時(shí)，系統(tǒng)可以根據(jù)創(chuàng)建的團(tuán)隊(duì)，歸檔數(shù)據(jù)，從而自動(dòng)生成各部門知識(shí)庫，職員也可自由創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)文件資料庫，快速實(shí)現(xiàn)文檔的統(tǒng)一管理、高效利用。

非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)類型包括：電子文件、視頻、音頻、圖片等。

適用場(chǎng)景：個(gè)人資料上云、部門資料上云。

 

2. 緊密聯(lián)動(dòng)WPS Office

WPS云文檔平臺(tái)與PC端、移動(dòng)端WPS Office緊密聯(lián)動(dòng)，職員可在本地使用WPS Office編輯文檔后，通過WPS Office端入口自動(dòng)存儲(chǔ)到WPS云文檔平臺(tái)，無需先保存到本地，再上傳到WPS云文檔平臺(tái)，有效提升效率。

適用場(chǎng)景：根據(jù)不同需要，建立不同的文件資料庫。

 

3. 團(tuán)隊(duì)共享，統(tǒng)一管理

 WPS云文檔平臺(tái)支持兩種類型的團(tuán)隊(duì)共享，部門團(tuán)隊(duì)共享和自建團(tuán)隊(duì)共享。這兩種類型的團(tuán)隊(duì)共享，為公司內(nèi)各類文檔提供統(tǒng)一存儲(chǔ)、共享和管理機(jī)制，為資料庫和文檔庫建設(shè)奠定夯實(shí)的基礎(chǔ)，為日常辦公中的文檔快速交換和流轉(zhuǎn)提供有力支撐。

適用場(chǎng)景：根據(jù)不同需要，建立不同的文件資料庫。

 

4. 外鏈分享，可管可控 

在需要將文檔提供給公司外成員時(shí)，可在云端對(duì)指定文檔進(jìn)行鏈接分享，并且可以設(shè)置分享范圍、分享權(quán)限和有效期，通過郵件、即時(shí)通訊等手段發(fā)送鏈接，對(duì)方通過點(diǎn)擊鏈接查看、下載文檔，在保障安全性的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)文檔便捷流轉(zhuǎn)。

適用場(chǎng)景：在郵件、OA、即時(shí)通訊內(nèi)通過鏈接分享文檔。

 

5. 文檔漫游，自動(dòng)跨屏 

職員及領(lǐng)導(dǎo)在使用PC端WPS Office查看或編輯文檔時(shí)，可通過WPS云文檔平臺(tái)將文檔自動(dòng)漫游至移動(dòng)端，隨時(shí)隨地使用移動(dòng)WPS進(jìn)行查看或編輯，無需人工干預(yù)，免去文檔在終端間傳遞的時(shí)間成本，同時(shí)，提升文檔處理效率。

適用場(chǎng)景：個(gè)人文檔跨終端編輯。領(lǐng)導(dǎo)移動(dòng)端查閱。

 

6. 多端多人，實(shí)時(shí)協(xié)同

當(dāng)一篇文檔需要多名職員共同編輯時(shí)，可通過WPS云文檔平臺(tái)實(shí)現(xiàn)多人、多終端同步在線協(xié)作編輯，修改版本實(shí)時(shí)保存，協(xié)作記錄一目了然，省去反復(fù)發(fā)送、匯總時(shí)間，有效提升辦公效率；平臺(tái)支持編輯鎖控制，實(shí)現(xiàn)高效編輯的同時(shí)，靈活控制協(xié)作模式。

適用場(chǎng)景：周報(bào)、日?qǐng)?bào)填報(bào)、上下級(jí)部門統(tǒng)計(jì)收集數(shù)據(jù)表、多人協(xié)同給領(lǐng)導(dǎo)編輯PPT等。

 

7. 歷史版本，備份恢復(fù)

WPS云文檔平臺(tái)上的文檔歷史版本功能，主要用于文檔備份與文檔恢復(fù)。所謂歷史版本，就是保存文檔的舊數(shù)據(jù)。在以下兩種情形中，文檔將產(chǎn)生歷史版本：第一種是在WPS云文檔平臺(tái)某目錄下上傳相同名稱和后綴的文件，覆蓋之前的文件，則之前的文件內(nèi)容變成了歷史版本；第二種是在WPS云文檔平臺(tái)上對(duì)某文件進(jìn)行在線編輯和保存，原有的文件內(nèi)容變成歷史版本。

適用場(chǎng)景：多人修改編輯的文檔，需要回退的原始稿。

 

8. 安全權(quán)限，靈活分配

管理員可以根據(jù)安全管控的需要為不同崗位職員配置相應(yīng)的權(quán)限，打開安全文檔和對(duì)文檔進(jìn)行操作都會(huì)受到權(quán)限限制，擁有閱讀權(quán)限的職員或領(lǐng)導(dǎo)在登錄后通過服務(wù)器鑒權(quán)才可以打開安全文檔進(jìn)行瀏覽，編輯、復(fù)制、打印、另存、離線、授權(quán)操作都會(huì)受到相應(yīng)的權(quán)限管控，僅具備權(quán)限職員或領(lǐng)導(dǎo)可操作，沒有權(quán)限的職員無法進(jìn)行該操作，安全文檔的創(chuàng)建，將有效降低公司重要文檔內(nèi)容外泄風(fēng)險(xiǎn)，提升資料管控安全性。

適用場(chǎng)景：文檔資產(chǎn)化，加水印。文檔轉(zhuǎn)有格式防護(hù)。

 

9. 敏感信息，自動(dòng)提醒

職員在文檔創(chuàng)作完成后，WPS Office客戶端可自動(dòng)掃描文檔中的內(nèi)容，查找敏感信息，依據(jù)敏感詞定義，自動(dòng)提示當(dāng)前職員，文檔內(nèi)容中敏感字詞，并生成后臺(tái)日志，有效避免因職員疏忽導(dǎo)致敏感字詞引用。

適用場(chǎng)景：涉密文檔掃查，監(jiān)控。

 

10. 管理后臺(tái)，全局把控

WPS云文檔平臺(tái)具有后臺(tái)管理功能，能夠有效監(jiān)控統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，包含客戶端及各部門團(tuán)隊(duì)管控，通訊錄，角色管理，文檔回收站，日志報(bào)表審計(jì)等多項(xiàng)特色功能。

適用場(chǎng)景：文檔資產(chǎn)盤點(diǎn)，臺(tái)賬。

 

11. 集成移動(dòng)WPS Office

WPS云文檔平臺(tái)通過集成移動(dòng)WPS Office，可實(shí)現(xiàn)文檔在移動(dòng)端的查看、編輯、審批修訂，手寫簽批等功能，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的文檔處理。常用功能包括文檔查看、編輯、修訂審閱、書簽、批注、打印、閱讀記憶等，以及移動(dòng)端獨(dú)有的手寫簽批、自適應(yīng)手機(jī)屏幕等功能。

適用場(chǎng)景：領(lǐng)導(dǎo)移動(dòng)簽批，文檔收集端分享。